Majlis di waktu malam yang telah aku hadiri.

Ada satu majlis telah aku hadiri pada hari sabtu. ini pandangan aku sebagai ahli kepada komuniti persatuan tersebut. pandangan bebas dari aku sendiri sebagai pemerhati.
perjalanan majlis tersebut pada pandangan aku tidak berjalan lancar dan agak tidak terurus. terutama dari segi perancangan jadual. seperti yang dimaklumkan ahli-ahli majlis akan berkumpul di pantai pada pukul 4.00pm. pada waktu tersbut ahli dikehendaki berkumpul dan dibahagikan kepada kumpulan bertujuan untuk sukaneka yang akan diadakan pada waktu 5.00pm berikutnya. ya, aku tahu ragam2 ahli ini kadang2 ada yang tidak menepati waktu. itu perkara biasa. oleh kerana itu mereka dikehendaki berkumpul awal pada pukul 4.00. pada jangkaan ahli akan tiba pada pukul 4.30pm. tetapi sangkaan meleset kerana kebanyakan ahli berkumpul pada pukul 5.00pm-5.15pm. antara faktornya mungkin kerana mengambil masa untuk solat asar pada 4.27pm di rumah. sehinggalah pukul 5.15pm ahli masih lagi tidak dibahagikan kepada kumpulan.
pada pendapat bebas saya, ahli tiba pada pukul 5.15pm mungkin kerana menjangkakan tidak ada surau(tempat solat) berdekatan kawasan tersebut.
perancangan penjadualan aktivti sangat penting untuk meyakinkan ahli-ahli mengapa mereka perlu hadir pada waktu sekian dan apa akan dilakukan pada waktu itu.

pada pukul 5.30pm semua ahli sudah berkumpul dan arahan diberikan kepada semua ahli supaya beratur dalam satu baris bertujuan untuk membahagikan mereka kepada 5 kumpulan. antara kelemahan yang ada disitu adalah kominiti yang menguruskan majlis tidak tahu berapa orang ahli yang hadir dan siapa yang patut turut serta dalam aktiviti sukanekan/permainan kerana tiada kedatangan yang diambil. dengan jumlah ahli yang sedikit pasti tiada masalah untuk mengambil kedatangan kesemuanya. untuk menguruskan kesemua ahli mungkin akan mengambil masa seperti pembahagian kumpulan. pada awalnya tiada perancangan bagaimana mereka ingin menguruskan pembahagian ahli, jadi pada waktu tersebut agak tidak terurus. arahan dari ketua sangat penting dan perancangan dari ketua sebelum bermulanya majlis juga penting supaya semua ahli komuniti majlis lebih jelas apa tugasan mereka pada waktu2 tertentu.

Dari segi jemputan para penyarah sangat mengecewakan. ada pensyarah yang dijemput tetapi jumlah sebenar pensyarah yang dapat hadir tidak dapat dipastikan. lebih sesuai jika pensyarah dimaklumkan supaya memberi maklum balas samada mereka dapat hadir atau tidak pada majlis tersebut. dengan itu jumlah sebenar pensyarah dapat diketahui. dengan itu jika ada sebarang perubahan dapat dilakukan segera.
dari apa yang saya lihat pensyarah dimaklumkan untuk hadir sukaneka dan mereka akan turut serta bersama pelajar. tetapi tidak dipastikan samada pensyarah tersebut sudah dimaklumkan bahawa mereka turut serta dalam sukaneka atau tidak. semua ahli2 tertanya siapa pensyarah yang akan hadir. sebagai komuniti pengurusan majlis mereka patut tahu apa tindakan mereka sekiranya pensyarah hadir pada waktu sukaneka. Arahan dari ketua sangat penting kerana semua perancangan majlis perlu diketahui ketua.
saya ada terdengar seorang ahli memberitu ahli lain bahawa ada kelibat pesyarah sudah hadir. tetapi kehadiran pensyarah tersebut tidak disambut oleh ketua mahupun komuniti jawatankuasa majlis. pensyarah tiba ketika ketua dan biro berkenaan sibuk membahagikan kumpulan sukaneka jadi pensyarah yang hadir umpama tidak diendahkan dan beberapa minit kemudian mereka pulang. apa yang ingin saya tekankan disini perancangan yang teratur sangat perlu oleh ketua majlis. komuniti ahli jawatankuasa majlis perlu menjemput pensyarah yang hadir dan memaklumkan apa yang perlu pensyarah itu lakukan sebaik sahaja mereka tiba.

perancangan asal aktivti sukaneka akan disertai oleh pensyarah dan ahli-ahli. mungkin kerana jumlah pensyarah yang hadir tidak dapat dipastikan dan kemudian mendapat tahu bahawa pensyarah yang hadir tidak ramai. pemerhatian saya, pensyarah yang hadir tidak memakai pakaian yang sesuai untuk aktiviti sukaneka jadi saya tidak tahu samada pensyarah sudah dimaklumkan perjalanan majlis atau tidak. nampak pensyarah itu memberi kek dan diletakkan pada sudut makanan. tidak pasti ketua majlis tahu akan kedatangan pensyarah tersebut. tetapi yang pasti ketua tidak tahu bagaimana ingin meguruskan segala kebarangkalian yang akan berlaku jika rancangan asal tidak berjalan baik.

jika kedatangan pensyarah dapat diketahui sebelum majlis bermula perancangan mungkin dapat diubah.
kelemahan yang paling ketara adalah perancangan jadual. memang tidak dapat dielakkan jika ahli tiba lewat. tetapi cara membahagikan kumpulan pada 5.30pm sudah mengambil masa lama kerana tiada perancangan awal untuk membahagikan kumpulan dan itu dilakukan secara spontan dan perbincangan antara komuniti Ajk majlis berlaku pada saat itu juga.

pada keesokannya seorang pensyarah datang bertanya pada saya "ramai tak lecturer yang datang semalam."
saya balas "tidak tahu" kerana malu ingin khabarkan kelemahan atucara majlis untuk lecturer pada waktu itu.
aktiviti sukaneka agak singkat kerana dilakukan pada waktu petang. tetapi ada baiknya juga perancangan ditukar supaya tidak berlaku kecelaruan iaitu menjemput pensyarah hadir pada malamnya untuk aktiviti BBQ. matlamat utama kehadiran pensyarah ini adalah untuk beramah mesra antara ahli dan pensyarah...
mungkin kelemahan ini dapat diperbaiki untuk masa2 akan datang